Possivelmente você já se perguntou por que se fala tanto em gerenciamento de projetos e se ele é mesmo necessário na sua empresa.

Funcionários ociosos por dependerem de uma informação de terceiros que ainda não chegou, uma boa ideia que acabou sendo esquecida ou uma atividade solicitada pelo cliente que acabou se perdendo por falta de controle… Alguma dessas situações soa comum para você?

Se você já se perguntou o que fazer para gerenciar o caos em meio a tantas atividades, demandas e mudanças de planos, leia esse post e descubra com a gente. Vamos lá?

O QUE É, AFINAL, UM PROJETO?

Um projeto é um esforço temporário de um grupo de pessoas para atingir um objetivo específico. Para entender melhor o que é um projeto, vamos compará-lo a um processo e elucidar as diferenças.

Por exemplo, a produção de uma autopeça é um processo. Isso porque existem métricas definidas para produzi-lá: especificações, boas práticas, setup de máquina. A atividade é repetitiva, basicamente o que foi feito ano atrás é a mesma coisa que será feita hoje para produzi-la: os resultados são padronizados.

Um projeto tem características opostas a um processo: as atividades realizadas em um projeto são diferentes a cada dia. É um processo progressivo na busca por um resultado único. Por exemplo, o desenvolvimento de uma autopeça nova seria um projeto. Ele sempre tem início, meio e fim: é uma atividade temporal. 

Atendendo a essas características, diversos empreendimentos podem ser um projeto, como por exemplo:

  • o desenvolvimento de um novo software por uma empresa;
  • a criação de um novo remédio para comercialização;
  • a construção de uma ponte por uma empresa de engenharia;
  • a implementação da metodologia 5S em uma organização.
  • POR QUE GERENCIAR PROJETOS?

    De acordo com o PMBOK, o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva. O gerenciamento de projetos pode ser uma competência estratégica para organizações, uma vez que elas consigam unir os resultados de seus projetos com os objetivos do próprio negócio.

    Não é incomum um projeto custar o dobro do que foi planejado, levar 50% a mais do tempo que era esperado ou simplesmente não atingir seus objetivos. Projetos são naturalmente complexos e o gerenciamento de projetos é a chave para a melhoria de performance.

    O Standish Group Chaos Report avaliou o sucesso de projetos em empresas de diferentes portes e reportou que:

  • em grandes empresas 24% dos projetos são bem sucedidos;
  • empresas de médio porte o índice fica em 28%;
  • já em empresas pequenas cerca de 32% dos projetos são bem sucedidos.
  • Independentemente do tamanho da empresa, os índices de sucesso de projetos são bastante baixos. Vemos que projetos tem maior chance de falhar em grandes empresas, provavelmente devido a causas como falhas de comunicação e dificuldade em estabelecer objetivos claros. Empresas maiores também tendem a realizar projetos maiores e quanto maior o projeto, mas difícil ele é de gerenciar.

     Isso mostra que todos os tamanhos de empresa têm a ganhar com o gerenciamento de projetos: este proporciona a estrutura necessária para ajudar a alcançar os objetivos do projeto.

    BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

    Não é anormal encontrar executivos, principalmente em pequenas empresas, que acreditam que o gerenciamento de projetos seja um esforço desnecessário. A medida que as organizações percebem que a gestão não pode ser fundamentada em intuição e palpites, a necessidade de trabalhar com o gerenciamento de projetos se torna mais evidente.

    Ao trabalhar com gerenciamento de projetos, as decisões passam a ser tomadas em estratégias e metodologias. Com o fornecimento de um mecanismo de gestão de desempenho, benefícios como a tomada de decisão assertiva e redução de ações improvisadas são facilmente percebidas.

    O trabalho de um gerente de projetos, segundo o PMBOK, envolve 10 diferentes áreas de conhecimento:

  • gerenciamento de risco;
  • gerenciamento de tempo;
  • gerenciamento de custos;
  • gerenciamento das comunicações;
  • gerenciamento da integração;
  • gerenciamento de escopo;
  • gerenciamento de qualidade;
  • gerenciamento das aquisições;
  • gerenciamento de recursos humanos;
  • gerenciamento das partes interessadas.
  • Com a aplicação do gerenciamento de projetos é possível antecipar problemas, reduzir o ciclo de desenvolvimento do produto e reduzir custos.

    Além de atender ao escopo, prazo e custo o gerenciamento de projetos busca a satisfação final do cliente e o cumprimento dos objetivos.

     

    E você? Já utiliza o gerenciamento de projetos na sua vida profissional ou pessoal? Quais os ganhos sentidos? Conte para a gente nos comentários!